Унифицированная форма т 54а. Лицевые счета сотрудников по заработной плате. Порядок ведения лицевого счета

Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника.

Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

К таким документам, в частности, относятся:

• табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
• маршрутные и путевые листы;
• приказы;
• больничные листы;
• рапорты о выработке;
• наряды на сдельную работу;
• иные документы.

На основании данных личного счета впоследствии заполняется платежно-расчетная ведомость по форме Т-49 .

Бланк лицевого счета сотрудника

Лицевой счет ведется по двум формам:

• Т-54 – унифицированная форма карточки лицевого счета. Как правило, указанная форма применяется для ведения учета заработной платы на крупных предприятиях и организациях. Небольшие организации и ИП чаще всего применяют унифицированную форму Т-49, являющуюся как расчетной так и платежной ведомостью.
• Т-54а – форма карточки лицевого счета, для ведения учета в электронной форме.

Примечание : если работодатель для расчета заработной платы применяет ведомость по форме Т-51 , то лицевой счет по форме Т-54 не составляется.

Как заполняется лицевой счет сотрудника

Общие требования к заполнению

• Данные в карточку вносятся синими либо черными чернилами.
• Не допускается внесение исправлений, использование корректирующих средств, в том числе замазок.
• Документ состоит из титульного листа и таблицы, содержащей 49 граф.

Инструкция по заполнению карточки лицевого счета

Титульная часть : Самыми первыми заполняются строки, содержащие сведения о работодателе: наименование организации (структурного подразделения), код по ОКПО и ОКУД. Затем вносятся сведения о дате открытия счета, расчетном периоде и самом работнике.

Примечание : Сведения о сотруднике (номер ИНН и СНИЛС, семейное положение, количество детей, дата приема на работу) вносятся на основании личной карточки (Т-2) .

Графы 1-8 . Содержат данные о приёме на работу, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда. В указанных графах отражаются сведения о приказе о приеме на работу (увольнении, переводе) и т.д., месте работы (структурное подразделение), должности (специальность, профессия), тарифной ставке, сумме надбавок и доплат.

Графы 9-16 . Содержат сведения об отпусках работника: период за который предоставлен отпуск, длительность, дата и номер приказа, утвердившего отпуск.

Графы 17-21 . В указанных графах отражаются сведения об удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.).

Графа 22 . В графе указывается сумма налогового вычета , предоставленного работнику.

Графа 23 . Указывается месяц, за который составляется счет, в формате: 01, 02, 03 и т.д.

Графы 24-27 . В указанных графах отражаются отработанные сотрудником дни (часы) в отчетном месяце. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени.

Графы 28-37 . Указываются все начисления, произведенные сотруднику за отчетный месяц: заработная плата, премии, больничные, отпускные и иные выплаты.

Графы 38-46 . Отражаются удержания в отношении работника: НДФЛ, алименты, авансы и др.

Графы 47-48 . В указанных графах отражается задолженность организации перед работником и наоборот: сотрудника перед организацией.

Графа 49 . Указывается итоговая сумма выплат работнику за отчетный месяц.

Образец заполнения лицевого счета сотрудника

Карточка лицевого счета работника по форме Т-54 (

В Системе «Галактика» возможно формирование лицевых счетов работников по форме Т-54 и Т-54а.

В открывшемся интерфейсе «Параметры формирования лицевых счетов» (см. рис. 16.12) заполняются следующие поля:

Рис. 16.12. Параметры формирования лицевых счетов

Расчетный период – указываютсяначальная иконечная даты интервала формирования лицевого счета.

Округление сумм выводится с учетом признака округления показывать копейки – если параметр не установлен, то все суммы начислений и удержаний печатаются без копеек.

При формировании отчета предусмотрены Фильтры по :

подразделениям ;

работникам .

Входимость видов оплат – по клавишеF 3 открывается интерфейс«Виды начислений» , в котором настраивается входимость видов оплат в графы отчета (см. рис. 16.13).

Рис. 16.13. Виды начислений

Входимость видов удержаний – по клавишеF 3 выбираются (Ins ) виды удержаний, которые будут отражаться в отчете.

Перечень отсортирован – по табельным номерам/ по фамилиям .

По экранной кнопке [Настройка группировки удержаний] открывается интерфейс«Настройка группировки видов удержаний» (см. рис. 16.14), в котором можно распределить виды удержаний по графам отчета. При этом в рядом расположенных полях вводится необходимое наименование графы, которое будет выводиться при печати отчета.

Рис. 16.14.Настройка группировки видов удержаний

Для завершения настройки колонок отчета и возврата в интерфейс «Параметры формирования лицевых счетов» следует нажать экранную кнопку [Продолжить].

Формирование отчета запускается экранной кнопкой [Сформировать].

1. Аналитическая ведомость

Интерактивная аналитическая ведомость позволяет проверить правильность формирования проводок по заработной плате.

В открывшемся интерфейсе «Аналитические и оборотные отчеты » (см. рис. 16.15) задаются следующие параметры:

Рис. 16.15. Интерфейс формирования Аналитической ведомости

Группа Фильтр на данные :

За период – указывается начальная и конечная дата периода, за который формируется отчет.

Счет/субсчет – выбирается счет/субсчет, по которому формируется отчет. Если по выбранному счету/субсчету ведется аналитический учет, то дополнительно можно установить фильтр по наименованию аналитики полях1… 6 .

Подразделение – выбираются подразделения, по которым будет формироваться отчет.

Группа Параметры отчета :

Тип отчета – из выпадающего списка выбирается требуемый тип ведомости:оборотно-сальдовая .

Сортировка – выбирается способ сортировки данных:по датам операций .

В поле Группировка следует выбрать способ группировки данных в отчете. При нажатии на экранную кнопку выбора в полеГруппировка откроется интерфейс «Настройка группировки в отчете» (см. рис. 16.16).

Рис. 16.15. Настройка группировки в отчете

Интерфейс содержит список сформированных ранее группировок отчета, в котором можно выбрать существующую группировку либо создать новую по F7 .

Сохранять отчет – значение этого параметра определяет, будет ли при выходе из окна просмотра отчета производиться его запись в базу данных:да /нет /по запросу .

Входящее сальдо – поле доступно только в том случае, когда начальная дата периода для отбора данных в отчет превышает дату окончания текущего отчетного периода. Значение определяет, какое входящее сальдо брать для отчета:с начала отчетного периода илиближайшее на дату формирования отчета .

Сумма операции – позволяет задать фильтр по суммам оборотов при построении отчета. Значение условия вводится в открывающихся правее полях.

В нижней части интерфейса расположена группа дополнительных параметров, которые определяют представление данных в отчете:

раскрывать иерархию по КАУ – параметр позволяет включить в отчет в качестве объектов аналитического учета группы объектов, по которым ведется аналитический учет по выбранному счету. При этом в настройке группировки должна присутствовать соответствующая аналитика.

раскрывать иерархию по подразделениям – если каталог подразделений имеет иерархическую структуру, то при установке данного параметра в отчете будет развернута иерархия подразделений, начиная с текущего уровня до самого верхнего. При этом в настройке группировки должна присутствовать группировка по подразделениям.

учитывать входящее сальдо – параметр должен быть отмечен для того, чтобы на основе оборотов рассчиталось исходящее сальдо.

сформировать уровень "Итого по отчету" – при установленном параметре в отчете будет сформирован дополнительный уровень, отражающий итоговые данные по отчету.

Запуск процесса формирования ведомости производится по кнопке [Сформировать].

В открывшемся интерфейсе используя пункт контекстного меню «Печать полного отчета» или сочетание клавиш Ctrl + P выбирается вид ведомости для печати отчета (см. рис. 16.17).

Рис. 16.17. Аналитическая ведомость

По экранной кнопке [Продолжить] формируется отчет. Для вывода его на печать следует нажать комбинацию клавиш Ctrl + P .

Заработная плата и иные выплаты работника, официально трудоустроенного у своего работодателя подлежат обязательному учету. Для этого используются лицевые счета сотрудников по заработной плате. Таковые являются обязательными на всех предприятиях Российской Федерации.

Данные для заполнения

Обычно лицевые счета сотрудников по заработной плате ведутся бухгалтером компании.

Чтобы упорядочить их ведение, была разработана унифицированная форма Т-54 на законодательном уровне. Благодаря ей, лицевой счет работника показывает все возможные выплаты ему на протяжении всей трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Пример заполнения формы Т-54

Данные, которые подлежат занесению в форму Т-54 и форму Т-54а, вносятся на основании таких первичных сведений, подтвержденных документально:

• табель учета отработанного времени;
• больничные листы установленного образца;
• грамотно оформленные путевые листы, которые предполагают возмещение расходов на ГСМ;
• различные приказы, например, о доплате за совмещение должностей на время отпуска сотрудника и т.п.;
• подтверждения на сдельную оплату (наряды в основном);
• рапорты о выработке и иная документация.

Важно! После предоставления таких сведений, их анализа и обработки, составляется платежно-расчетная ведомость для того, чтобы сотрудник смог получить причитающиеся ему выплаты у своего работодателя.

Основанием для оформления формы Т-54 является факт приема сотрудника в организацию. А окончанием будет являться увольнение. Только после этого лицевой счет работника на предприятии закрывается.

Таким образом, форма Т-54 и лицевой счет - это важнейшие составляющие правильного и полноценного функционирования предприятия в Российской Федерации.

Скачать для просмотра и печати:

Существующие бланки лицевых счетов

В настоящее время законодатель нашего государства разработал 2 основные формы Т- 54 для лицевого счета:

• стандартная 54 для лицевого счета по заработной плате, которую используют в основном крупные организации с большой численностью работников;
• 54а для электронного документооборота.

Совет! Многие ИП чаще всего применяют в своей работе только форму, имеющую обозначение Т-49.

Бывает и так, что лицевые карточки по заработной плате не ведутся у работодателя. Такое может случиться, если применению подлежит ведомость Т-51.

Как оформляется карточка

Существуют строгие правила оформления карточек с лицевыми счетами. Имеются общие требования, которым должны соответствовать данные документы. К таковым относятся:

• заполнение лицевого счета по заработной плате производится с использованием синих или черных чернил;
• какие-либо исправления являются недопустимыми. Это касается и использование любых корректирующих средств (замазок, лент и т.п.);
• бланк лицевого счета работника по образцу заполнения содержит обязательно титульную страницу и стандартную таблицу из 49 граф.

Кроме этого, лицевая карточка сотрудник, а именно бланк по зарплате, имеет инструкцию по заполнению, обязательную для всех уполномоченных сотрудников предприятия по их ведению и учету.

Титульный лист

В самом начале заполняется титульная страница. В данном разделе подлежат внесению такие сведения:

• ФИО сотрудника предприятия;
• дата начала ведения лицевого счета работника;
• наименование работодателя;
• структурное подразделение, где будет работать гражданин и его должность;
• ОКПО и ОКУД;
• ИНН и СНИЛС;
• номер по табелю;
• дата рождения;
• семейное положение работника.

Важно! Кроме этого, обязательно указывается расчетный период.

Заполнение граф

Далее заполняется таблица по графам:

• с 1 по 8 раздел - это информация о приеме к работодателю, о произведенных переводах внутри компании, изменении размеров заработка сотрудника, тарифных ставках, возможных дополнительных выплатах;
• данные о всех отпусках работника прописываются в графах с 9 по 16;
• если у гражданина производятся какие-либо удержания, то данная информация заносится в графы с 17 по 21;
• налоговый вычет прописывается в 22 графе формы;
• в графе 23 указывается месяц составления счета;
• информация из табеля учета рабочего времени вносится в графы с 24 по 27;
• все возможные начисления прописываются в графах 28-37 (заработная плата, отпускные и т.д.);
• НДФЛ, алиментные выплаты - это графы 38-46 личной карточки т54;
• любая задолженность между работником и работодателем указывается в 47 и 48 графе;
• 49 графа содержит сведения об итогах по выплатам за отчетный период (месяц).

Важно! Форма Т-54 является очень удобным документом для предприятия, по которой можно проследить доход сотрудника за весь период трудоустройства.

Любой труд должен быть оплачиваемым, поэтому, вполне логично, что трудящимся работникам начисляется регулярная заработная плата. Во избежание путаницы с начислением заработной платы был разработан ряд ведомостей, облегчающих и систематизирующих процесс. 06.04.2001г. Постановлением Госкомстата РФ № 26 была утверждена ведомость под кодировкой форма Т-54 – лицевой счет, заведенный на каждого отдельно взятого работника для отображения основных данных о произведенных начислениях с момента устройства на работу.

Лицевой счет необходим для систематизации данных по отдельно взятому работнику организации. По лицевому счету можно отследить все произведенные начисления, либо удержания в отношении определенного сотрудника. Кроме прочего, на основании лицевого счета в дальнейшем происходит формирование расчетно-платежной ведомости по , которая в свою очередь будет использована при расчете пенсии.

Именно поэтому срок хранения формы Т-54 составляет 75 лет. В связи с нарушением правил надлежащего хранения данной документации, на организацию, предприятие могут быть наложены штрафы на основании норм законодательства РФ.

Важно! В тех случаях, когда в организации нет штатного бухгалтера, и для составления отчетности привлекается сторонний специалист, за хранение документации отвечает руководитель предприятия.

Ведомость состоит из трех основных частей, в которых содержится следующая информация о лице, осуществляющем трудовую деятельность:

1. Реквизиты, наименование организации, в которой трудится гражданин, на которого заведена форма Т-54, даты приема и увольнения лица в указанной организации;
2. Личные идентификационные данные сотрудника и конкретизирующая информация, включая номера СНИЛСа, ИНН, семейное положение, количество детей, должность и квалификацию сотрудника;
3. Сведения обо всех начисленных, выплаченных и удержанных суммах в отношении отдельного работника.

Обязательно ли вести

Форма Т-54 не является обязательной и не используется на мелких предприятиях и у ИП, которые, как правило, ограничиваются заведением личной карточки трудоустроенных лиц по форме с кодировкой Т-2 или иных ведомостей расчетного характера, таких как Т-49 или . Крупные организации, имеющие в штате большое количество сотрудников, чаще всего используют ведение лицевого счета работников по форме Т-54.

Код места жительства в форме Т-54

Именно в данной графе кроется загвоздка для большинства бухгалтеров. В данную строку вписывается код места жительства трудоустраиваемого гражданина, на которого заводится ведомость, в соответствии с классификатором. Все дело в том, что до недавнего времени в подобного рода документации требовалось указывать коды ОКАТО, но с 2015 года стало необходимо вписывать код ОКТМО, который заменил своего предшественника — адресный классификатор ОКАТО.

Найти требуемый код можно при помощи официального сайта налоговой инспекции, где имеется соответствующий раздел поиска. Для осуществления поиска необходимого кода места жительства определенного работника, бухгалтеру, заполняющему форму Т-54, необходимо зайти на сайт налоговой инспекции, выбрав раздел поиска ОКТМО, и ввести данные места проживания работника в следующем порядке:

• Сначала указать улицу;
• Следующим шагом указать населенный пункт;
• Затем город.

Как заполнять и образец

Первоначально бухгалтером заполняется титульная часть ведомости, куда вносится такая информация как полное название организации, соответствующее уставным документам, либо ФИО, если речь идет о работе у индивидуального предпринимателя. Следующим шагом заполняется строка наименования структурного подразделения, после чего в таблицу вносятся основные сведения о лице, осуществляющем трудовую деятельность. Бухгалтеру надлежит указать табельный номер гражданина из его личной карточки в организации, указать категорию персонала для данного сотрудника, вписать номера ИНН и СНИЛСа в отведенные для этого графы.

Далее, в той же строке, в следующих столбцах, бухгалтером заполняются такие данные, как код ОКТМО, состояние в браке, количество детей при их наличии. В самый первый столбик данной строки вносится порядковый номер документа, в последние – дата приема на работу и дата увольнения, если таковое имело место.

Как заполняются пронумерованные графы

Основная часть ведомости содержит графы в количестве 50 штук, разделенные на несколько основных частей. В первую часть вносятся основные сведения о приеме на работу:

• В графы 1-2 вносится номер и дата приказа о принятии на работу гражданина;
• В столбцы 3-6 заносится информация, в какое структурное подразделение организации и на какую должность был принят гражданин, с указанием условий труда, квалификации работника и тарифной ставки или оклада;
• В графах 8-9 указывается информация о суммах доплат и надбавок;
• Вторая часть таблицы включает в себя графы с 10 по 17. В данный отрезок таблицы заносится информация об использованных отпусках, включающая в себя виды отпусков, количество дней, даты вынесения и номера соответствующих приказов;
• В следующую часть ведомости, включающую графы с 18 по 22, заносятся сведения о произведенных взносах и удержаниях, а в строку под номером 23 вписываются данные о суммах стандартных налоговых вычетов;
• В 24 строке указываются месяцы, на протяжении которых работником осуществлялась трудовая деятельность;
• Следующая часть, состоящая из столбцов 25-28, содержит информацию об отработанном времени;
• Графы 29-38 предназначены для внесения сведений о произведенных начислениях с учетом периодов временной нетрудоспособности;
• В столбиках таблицы под номерами 39-47 указывается информация о денежных средствах, которые были удержаны, либо зачтены в виде аванса;
• Строки 48-49 предназначены для указания сумм задолженности, числящейся либо за самой организацией по отношению к сотруднику, либо за сотрудником по отношению к организации;
• В графу 50 заносится итоговая сумма, подлежащая к оплате.

Заполненная форма Т-54 заверяется подписью с расшифровкой к ней лица, ответственного за ведение ведомостей, с проставлением текущей даты.

Для учета труда и его оплаты законодательством предусмотрены унифицированные формы первичной учетной документации. О лицевом счете расскажем в нашей консультации.

Для чего нужен лицевой счет

Лицевой счет работника применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм заработной платы и выплат в течение календарного года. По сути это единственный первичный документ, который заполняется отдельно на каждого работника и содержит полную информацию о производимых с ним расчетах по заработной плате. Ведется лицевой счет на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Формы № Т-54 и Т-54а

Если лицевой счет ведется на компьютере

В настоящее время редкий бухгалтер рассчитывает заработную плату вручную. Гораздо чаще он использует специализированные бухгалтерские программы, в которых предусмотрено ведение в числе прочего и лицевых счетов работников. В таком случае лицевой счет работника должен ежемесячно распечатываться, заверяться подписью ответственного лица с указанием даты составления и вкладываться или вклеиваться в бумажный лицевой счет.